Fotoprotocol HTC
versie 1: 2019-04
FOTOPROTOCOL
(inclusief website en social media)
Protocol gebruik beeldmateriaal
TC Haarle hanteert een protocol voor het plaatsten van beeldmateriaal zoals foto’s en video’s op de website van TC Haarle en op social media zoals Facebook.
In het protocol kunt u de regels lezen, waaraan TC Haarle zich houdt als het gaat om beeldmateriaal van onze leden en andere betrokkenen.
Gebruik website/social media
TC Haarle beheert de website www.tchaarle.nl en Facebook.
- Deze website heeft tot doel informatie te verstrekken over de vereniging, de trainingen en de evenementen die TC Haarle organiseert. Deze informatie is bestemd voor leden, ouders/verzorgers van jeugdleden, externe contacten enbelangstellenden.
- Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij TC Haarle. Het is niet toegestaan de inhoud van de website in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van devereniging.
- Binnen TC Haarle bestaan er geen officiële WhatsApp (groepen). Het bestuur is niet verantwoordelijk voor wat er binnen WhatsApp(groepen) gebeurt die de naam van TC Haarle dragen of zeggen gerelateerd te zijn aan TC Haarle.
- Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd mogen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden, verzorgers van leden ofbelangstellenden.
- Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website en social media wordt vooraf geen expliciete toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht. De toestemming is geregeld via het inschrijf- of toestemmingsformulier.
- Er worden geen adressen, e-mailadressen en telefoonnummers genoemd anders dan van diegene met een functie binnen TC Haarle, zoals leden van bestuur encommissies.
- Als ouder/verzorger problemen heeft met het gebruik van beeldmateriaal, dan zalin overleg met deze persoon besloten worden dit beeldmateriaal teverwijderen.
- Leden en/of ouders/verzorgers van jeugdleden die bezwaar hebben tegen het gebruik van beeldmateriaal, dan wel beeldmateriaal van hun kind(eren), dienen dit schriftelijk kenbaar te maken bij het bestuur. U ontvangt een bevestiging via de mail. Dit bezwaar wordt in de ledenadministratie opgenomen, zodat hiermee vervolgens rekening gehouden kan worden. Dit bezwaar kan altijd weer worden herroepen.
- Het bestuur is alleen eindverantwoordelijk voor de eigen website en Facebook.
Maken van foto en video opnames
- Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd kunnen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden, verzorgers/ouders van leden, belangstellenden of uitgenodigde pers.
- Mogelijke omstandigheden waarbij opnamen gemaakt kunnen worden,zijn:
o Trainingen
o Door de vereniging georganiseerdeevenementen
o Door derden georganiseerde evenementen waar een groep ledendeelneemt
o Wedstrijden entoernooien
o Overigeverenigingsactiviteiten
- Het is niet toegestaan foto’s en of video opnames te maken in de kleedkamer of doucheruimtes.
Bewaking privacy gebruik vanopnamen
- Voor zover de opnamen louter voor eigen gebruik zijn bedoeld en het een persoon uit het eigen gezin betreft, gelden geen nadere bepalingen. De vereniging aanvaardt geen enkele aansprakelijkheidhiervoor.
- Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website en social media wordt vooraf geen expliciete toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht. De toestemming is geregeld via het inschrijf- of toestemmingsformulier.
- Door een trainer en/of coach kan gevraagd worden filmopnames en foto’s te maken van zijn/haar team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnamen worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach aangewezen personen. Gedeelten van de opnamen kunnen echter gebruikt worden voor de website of socialmedia.
- In alle andere gevallen van foto- en video-opnames dient goedkeuring te worden verkregen van het bestuur van devereniging.
- Ouders van jeugdleden en leden, die bezwaar hebben tegen het maken van opnames in algemene zin, kunnen dit bezwaar, met redenen omkleed, kenbaar maken bij het bestuur. Deze personen komen dan op een lijst te staan, waarmee rekening gehouden wordt bij het plaatsen van foto’s op de website en social media. Dit bezwaar kan ook altijd weer wordenherroepen.
Sancties
Indien zich een incident voordoet zal het bestuur hier zorgvuldig mee omgaan en disciplinaire maatregelen treffen met de mogelijkheid om dit ook te melden aan betreffende instanties. Betrokken ouders/verzorgers worden direct geïnformeerd.
Wijzigingen
De vereniging kan haar fotoprotocol van tijd tot tijd aanpassen om deze up-to-date te houden. Op de websites zal steeds de meest recente versie van het protocol worden opgenomen. De vereniging raadt u dan ook aan het protocol regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de vereniging er alles aan doen u per e-mail en via de websites te informeren.
Tot slot
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet alsmede in twijfelgevallen beslist het bestuur.